总经理把私营公司做大做强20个绝招-第9章
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杰尼认为每年第一季度的预算最重要。如果第一季度的营业计划不能完成的话，全年计划的实现则岌岌可危。第一季度顺利完成计划能带动第二、三季度，第四季度可能一蹴而就。
每年3月，总部的高级私营公司老板和分公司业务私营公司老板在纽约开会讨论年度计划。总部私营公司老板根据科室人员独立掌握的情况判断分公司年度计划是否可行，预测是否能现实，采取的步骤是否恰当。
每月一次的审阅报告的会议由杰尼亲自主持，与会者逐一讨论每份报告。来自各个分公司的常务董事围着一张巨大的椭圆形会议桌就坐，每人面前有扩音器，桌前有投影仪。各分公司的常务董事必须准备回答杰尼的任何问题。由于杰尼像作汇报的人一样熟悉情况，回答好杰尼提问的惟一办法是对自己的业务了如指掌。因怀疑杰尼不会读每页报告而抱着侥幸的心理赴会，不啻是自欺欺人。杰尼每天晚上都要带一两份月度报告回家，在周末还要带上沉甸甸的公文包回家，度假期间则把所有没有来得及审阅的报告一古脑儿地看完。私营公司老板碰头会上杰尼根据自己作的笔记发问：为什么你们公司的销售量下降了？你对找出来的原因把握有多大？打算采取什么措施？如何对付竞争？你需要帮助吗？来自世界各地的ITT私营公司老板畅所欲言，不仅讨论自己单位的问题，也讨论兄弟单位的问题；这种群策群力、集思广益的群英会产生的对策，往往是大家会前根本没有想到的高明方案。解决一个私营公司面临的问题，常常有举一反三的效果，因此这种会议既像医院的会诊，又像集体治疗。
每次开会总是从上午10时开到晚上10时，甚至午夜以后。通过讨论和交流，大家对世界经济形势、市场、贸易、国际法，以及经营管理之道有了更深的认识。久而久之，不但提高了找到问题症结的效率，解决问题的速度也加快了，并且，还涌现了会议议程上没有的新主意、新产品、新方法。
杰尼认为，直接与第一线上的私营公司老板人员讨论的好处，远远超过单单阅读某方面的报告或电话谈话。面谈时对方的表情、声调、一举一动，都可以加深你对他的报告的了解，对方的气质、性格、才干，乃至偏见，通过月复一月的接触，你都可以掌握。
杰尼愿意用超过市价的价钱“购置”合适的人才，他付给这些私营公司原任的老板以优厚的薪金，所以很少有人不愿ITT接收。杰尼认为虽然多花了一些代价购置这些私营公司，但比起今后这些私营公司创造的利润，并算不了什么。一个私营公司的历史固然重要，但是判断一个私营公司的价值最重要的不是它的历史，而是你本人，你的私营公司领导班子，你的经营计划能在收购这家私营公司以后，为它的发展做什么贡献。收购价是你为这家私营公司的历史付出的一定的代价。然而，将来的利润来自你和ITT创造的新价值，如果收购对象正在鼎盛时期，利润极高，你重金收购过来之后，不是没有什么可以贡献的吗？收购以后，杰尼让原来的人员多数留任，把ITT的那一套系统的管理法——详细的预算，严格的金融控制，定期私营公司老板会等用在新私营公司上。杰尼将所有利润率不到8％的产品统统砍掉，新公司和ITT的原公司互相配合，集中管理生产、销售、科研，充分发挥凝聚在一起的人力、财力、物力的协同作用，共同扩展ITT的市场。
一旦你完成任务，杰尼一定大加称赞，而且总是说到你的心坎上；如果你认为自己是因为聪明才完成任务的，杰尼一定会赞扬你的才智；如果你觉得苦干才成功的，杰尼一定会表扬你的刻苦敬业精神。杰尼踢你一脚，拍你一下的作法，有一种不可抗拒的力量，激发你超越自己的限度。
每年有两个星期，ITT各分公司的400多名老板及其家属，在佛罗里达州的一个私营公司疗养胜地度假。私营公司对一切招待的细节都作精心布置。从派车到机场迎接，直到餐后的游戏，均作了无微不至的准备，一切费用自然由总公司负责。杰尼亲自招待，即使在几小时以前还受他呵责的私营公司老板，此刻杰尼已在给他的妻子殷勤斟酒了，许多分公司老板人员出身寒微，这种排场的招待，使他们受宠若惊。
杰尼认为一个私营公司在网罗人才后，最重要的因素就是工作环境。手老板的作风决定整个私营公司的风气，为了创造一个心情舒畅、欣欣向荣的气氛，杰尼大力鼓励公开、自由、诚实的交流。杰尼欢迎批评，没有人会因意见相左而遭到报复。杰尼相信只有开诚布公，才能激励大家发挥创造力，有困难时才会主动求助而不必担心失面子。他决不容忍部下玩弄任何形式的政治手段。
杰尼说：“作为一个老板，激发部下干出成绩的最好方法在于平时用一言一行使他们相信你全心全意地支持他们。”他手下有一批才华卓著的人物。杰尼培养了他们，影响了他们的一生。到杰尼退休时，曾经担任过他各个分公司的老板，成为美国私营公司界领袖已有130人。
杰尼出身平平，小时候当过别人的跑街，做过会计，半工半读了8年才挣得大学文凭。他并没有比别人更优越的条件来成就日后的业绩。在这个意义上，杰尼是千千万万有进取心的普通人的楷模，更是哈佛私营公司老板的崇拜典范。
4。工作成效不够大，从早到晚空耗多
很多私营公司成效非常低，每天公司里的人都在忙，却只出工不见活。这是因为，首先，工作程序太乱，人敷于事。员工把本应当做好的事，当做可做可不做的事草率了之。其次，就是有很多人心不在焉，总是盘算自己的事，而没有把公司的事摆在第一位，从早到晚都在空耗。
工作成效是衡量公司最直接的经营目标，成效好了，说明公司管理有章法，大家都在实干；成效差了，说明公司里有许多问题还要解决。这就要求老板要像医生一样，看准毛病之后，给自己的公司“开刀”。
抓成效，是公司老板第一大任，但不要光为了抓成效而抓成效，否则会出更大的问题。
提高效率是个大问题
对私营公司老板而言，无论对产品的设计、制造，追求怎样完美，都必须以提高效率为准则。
有某家出版社的老板计划出版一本大型统计资料集，由于他相当重视数据部分的视觉设计效果，所以除了编辑人员之外，另外还找来了两位设计人员参与编辑工作。因为当时的电脑绘图技术尚未完备，设计人员是以一一描绘数据的方式来制作完稿的。这样的作业方式相当费工，因此花费了不少时间。
原本这位老板认为，所要出版的是新的资料集，所以就算内容繁琐也无所谓，只要能在几个月内完成就好了；但设计人员为求完美，要求十个月的制作期间。而由于总编辑有过辞典编辑的经验，也希望能作出最完善无疏漏的作品。
一年后，完稿的部分只有八成左右，这案子出现了夭折的危机，而且他们整理的资料已经有别的出版社将其问市了。此时就算继续完成似乎也没什么意义，结果所投下的金钱和人力全部付诸东流。
除了必须花费长时间进行编订的辞典之外，一般来说，出版工作应以时效性为大前提。
其他业界也是一样的。在这个变化迅速的时代里，效率是决定事业是否成功的最大条件。虽然在艺术创作或学术论文方面，某些方面成果的完美与否比速度的快慢来得重要，但是在一般商业上，时间就是一切。在所限定的期限内尽可能要求工作表现完美，可说是商业往来的铁则。
完美主义的人常因过度在意无法达到的百分之百，而使得不完美的部分反而愈来愈多。
有些人是因为钻牛角尖、神经质等个性使然而无法摆脱完美主义的束缚；有些人虽然自己能力很强，却不擅为人老板。像后者这样的人，因为自己的工作成果总是在95分以上，所以对于只能做到80分的人当然说什么都不能允许。
无论是怎样的情形，在追求完美的老板周遭常有一味追究失败原因者、或是抱怨谩骂、人际关系僵化等阻碍组织活性化的情形发生。
其实身为老板倒不如将合格分数定在80分，如果得到80分以上便大力地给予赞赏，如此部属工作的心情会更愉快，最后反而能获得更大的工作成果。与负面思考带来的恶性循环相反，这是一种正面的循环。
在完美主义型老板的斥骂指导下工作的部属，往往也会变成同类型的吹毛求疵之人，这是必须要注意的。从古至今有三种手段可以让人听命行事，那就是恐吓、报酬、建立共识，而三者中能够最自然地赋予人勇气与意愿的，就属建立共识了。大家应牢记此点。
善于安排工作时间
不懂时间管理的私营公司老板都是不合格的，也成为不了真正的能登大雅之堂的老板，这就有一点像“水货”！那么什么是管理呢？管理就是有条有理，把本来没有头绪的事情处理好。对私营公司的老板而言，做到这一点非常重要，因为管理可以产生效率。2001年1～8月，我们对全国几百家私营公司进行了认真调查，欣喜地发现，老板们越来越重视管理了，像MBA、MPA这样的词和内容还能知道不少。这是一件大好事，证明老板们上档次了，也对自己负责了！这是管理观念的重大突破。
在现实生活中，有些私营老板看起来非常繁忙，似乎有许多事情要做，结果是东一榔头，西一棒槌，缺乏成效。因此，效率往往是一名优秀的私营公司老板必须注意的问题。否则，事倍功半，拖泥带水，怎么能说明你的管理能力强呢？
为了达到有意义的目标和成为有效率的老板，我们必须优先把时间用在有意义的活动上，而取代许多无意义的或次要活动。
现在我们来讨论如何更妥善地利用时间，从而使工作更有效率。我并不是主张要教你把工作时间延长到十至十二小时，如果你愿意，甚至还可缩短花在工作上的时间。
糟糕的是，许多人确实试图延长他们的工作时间，以完成更多的工作，但那是没有益处的。工作会不断地扩展，以填满它能得到的时间。工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满多余的空间。
这就是时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题，而延长工作时间的理由。延长工作时间，不仅影响你的家庭和社会生活，它还能降低你工作的效率，因为你把晚上当做了白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完，也许你会耸耸肩对自己说：“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做，也不愿利用下班前的那15分钟好好地赶完工作；或者你不愿意匆忙行事，并将自己置于压力之下；或者不愿意硬塞给别人。总之，不愿意在上班时间内，解决尚未完成的工作。
但你若是不管出现什么困难，都要在规定的时间内完成你的任务，这样也不好。因为困难会造成压力，甚至可能导致精神错乱、胃溃疡或心脏病突发。你只能把活动压缩在这么多的时间内，就比如气体虽然能被压缩，但它受到的压力越大，它对容器壁的压力也就越大。
这就是紧张、精神崩溃甚至更糟的情况出现的原因。人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器，从而使自己处于极度紧张的压力之下，直到最后，压力过大导致容器的爆炸。
你可能会说：“算了吧，我宁愿延长工作时间也不愿爆炸！”但延长工作时间，只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器，你就能在里面塞入更多的活动，但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时，你也是惟一的受害者。
延长工作时间不是办法。你所做的事情决定你的效率，而且进一步说，甚至还关系着你的健康。
意大利经济学家和社会学家柏拉特，在他所创造的柏拉特原则中指出：在一个群体中，重要的成分通常只占全部成分的一个相对小的比例，所用的实际数字是20％和80％。所以，你的20％的活动，占你所有活动的80％的价值，这就是二八定律。
这个原则令人吃惊的地方，是它似乎对所有的事情都适用。20％的业务员带来80％的新业务；20％的发明项目，创造了全部发明价值的80％；20％打电话给你的人，占用你80％的打电话时间；你20％的雇员，制造了80％打扰你的事件；你20％的文书工作，带给你80％重要成果，等等。
80％和20％这个数字可能不准确，但这个原则在实践中肯定是适用的。相信它，它能给你带来时间观念，是你成功地管理自己的基础。
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